Учёт заказ-нарядов: как навести порядок в автосервисе

Заказ-наряд — это основной документ автосервиса. От того, насколько аккуратно он ведётся, зависит всё: правильность расчётов с клиентом, списание запчастей, зарплата механика и итоговая прибыль. Разберём, как выстроить учёт заказ-нарядов так, чтобы ничего не терялось, и покажем, какие данные доступны в электронном заказ-наряде XCRM.

Что такое заказ-наряд

Заказ-наряд фиксирует, что именно делают с автомобилем клиента: перечень работ, использованные запчасти и материалы, исполнителей, сроки и стоимость. По сути это договор и смета в одном документе, который проходит путь от приёмки до выдачи машины.

Из чего состоит правильный заказ-наряд

• Клиент и автомобиль — марка, модель, VIN, госномер, пробег на момент визита.
• Работы — наименование, нормо-часы, стоимость, исполнитель.
• Запчасти и материалы — с автоматическим списанием со склада.
• Ответственный — мастер-приёмщик, который ведёт заказ.
• Статус — на каком этапе находится работа.
• Оплата — сумма, касса, полная или частичная оплата.

Статусы и канбан-доска

Чтобы видеть загрузку сервиса целиком, статусы удобно выносить на канбан-доску. Типичный набор колонок: «Новый», «Согласование», «В работе», «Ожидает запчасть», «Готов», «Выдан». Перетаскивая карточку между колонками, приёмщик обновляет статус, а руководитель в реальном времени видит, где «затык».

Связка со складом

Главное правило: запчасть должна учитываться в заказ-наряде, а движение товара — фиксироваться складским документом. Тогда остатки можно проверить по истории операций, а приёмщик видит доступное количество во время подбора. Подробнее — на странице складской программы для автосервиса.

Связка с кассой и оплатами

Когда клиент платит, оплата по заказ-наряду должна сразу создавать приходную операцию в выбранной кассе. Важно поддерживать частичные оплаты: клиент внёс аванс — система фиксирует его, а остаток «висит» до полной оплаты. Это исключает расхождения в деньгах на конец дня.

Связка с зарплатой механиков

Заказ-наряд — источник данных для расчёта зарплаты. Как только работа завершена и оплачена, система начисляет вознаграждение исполнителю по заданным правилам (процент, оклад, ставка). Чтобы механик получал процент честно, начисление считается от суммы работ без стоимости материалов. Эта тема подробно разобрана в статье о расчёте зарплаты.

Почему Excel и тетрадь не справляются

В таблице невозможно одновременно вести остатки склада, кассу и зарплату так, чтобы всё сходилось. Любая правка в одном месте требует ручных изменений в трёх других. CRM для СТО связывает эти сущности автоматически: один заказ-наряд обновляет склад, кассу и зарплату без дублирования ввода.

С чего начать наведение порядка

Заведите единый шаблон заказ-наряда, настройте статусы под свой процесс и переведите склад на списание из заказа. Через неделю вы увидите реальную картину загрузки и прибыли. Попробовать на своём сервисе можно бесплатно.