Руководство пользователя CRM-системы для автосервисов
Перейдите на страницу регистрации, укажите имя, email, телефон, название компании и пароль. После регистрации создаются компания и учётная запись администратора.
Используйте email и пароль, указанные при регистрации. Для самозанятых — отметьте галочку при регистрации.
Администратор — полный доступ ко всем разделам и настройкам. Менеджер — работа с заказами, клиентами, складом и продажами. Механик — просмотр и выполнение назначенных заказов, а также раздел «Моя зарплата». Пользователь — базовый доступ. Дополнительные права ролей настраиваются в разделе «Настройки > Доступ».
Система принимает файлы .csv, .txt, .xls и .xlsx. Тип файла определяется автоматически, перед импортом показывается предпросмотр строк, колонок и распознанного формата.
Импорт доступен в разделе «Контрагенты > Список». Поддерживаются карточки клиентов и автомобилей: категория, телефоны, адреса, ИНН, КПП, ОГРН, контактное лицо, банковские и паспортные реквизиты, а также марка, модель, VIN, госномер, пробег, номер кузова, номер и объём двигателя, номер шасси и ПТС.
Импорт заказ-нарядов доступен в разделах «Заказ-наряды» и «Отчёты > Заказ-наряды». Поддерживаются номер, даты создания, начала и окончания, пост, клиент, автомобиль, VIN, пробег, суммы, оплачено, статус, источник, причина обращения, комментарий, рекомендации и ответственный. Финансовые файлы загружаются в «Финансы > Деньги», «Отчёты > Выручка и расходы» и «Отчёты > История касс» с кассой, номером документа, контрагентом, статьёй ДДС, суммой, налогом и автором операции. Начисления зарплаты импортируются в «Отчёты > Начисления зарплаты» по дате, номеру заказа, автомобилю, сумме, сотруднику и комментарию.
Остатки склада импортируются в «Склад > Товары» и «Отчёты > Остатки на складах» с категорией, названием, производителем, артикулом, количеством и ценой. Движение товаров загружается в «Отчёты > Движение товаров» с документом, складом, количеством, ценой, суммой и налогом. Каталог услуг поддерживает категорию, код, цену и описание. Импорт сотрудников создает карточки сотрудников, а при наличии email может создать учётную запись. Также поддерживаются файлы по дисконтным картам, валовой прибыли, статистике продаж, потребности в закупке и сверке.
Экспорт доступен на тарифах Премиум и VIP в таблицах разделов и на странице «Настройки > Экспорт». Поддерживаются CSV и Excel (.xlsx) для заказ-нарядов, клиентов, товаров, услуг, сотрудников, транзакций и пакетной выгрузки всех данных. Экспорт отчётов доступен отдельно в разделе «Отчёты».
API доступ включается на тарифах Премиум и VIP. API ключ создаётся администратором в разделе «Настройки > Интеграции». Полное значение ключа показывается только один раз при создании. Полная техническая документация доступна на странице /docs/api.
Для интеграций доступны read-only методы клиентов, автомобилей, заказ-нарядов, услуг и товаров. Это закрывает выгрузки для сайта, внешней CRM, BI и складских связок.
Приём заявок с сайта доступен на тарифе Премиум и выше. Внешняя форма отправляет POST-запрос на /public-api/v1/site-leads с заголовком X-XCRM-API-Key. XCRM создаёт клиента, автомобиль при необходимости и заказ-наряд в колонке «Заявка с сайта».
Минимальный JSON: {"client":{"name":"Иван","phone":"+79990000000"},"vehicle":{"brand":"Toyota","model":"Camry"},"comment":"Нужна диагностика","source":"site","pageUrl":"https://site.ru/service"}. Поля vehicle можно не передавать, тогда автомобиль будет создан как «Не указан».
После создания заявки администраторы и менеджеры компании получают realtime-уведомление и видят новый лид в воронке заказ-нарядов. Заявка также обновляет канбан-доску через socket-событие.
Во вкладке «Документы» заказ-наряда печатаются шаблоны: заказ-наряд, заказ-наряд без цен, счёт, акт. После печати документ сохраняется в истории. У каждого документа можно отметить наличие оригинала, бумажный/электронный носитель и отправить в ЭДО (Диадок или СБИС) — статус (очередь, отправлен, подписан, ошибка) отображается рядом с документом. Ключи ЭДО задаются в «Настройки → Интеграции».
Нажмите «+ Новый заказ» на странице Заказ-наряды. Выберите клиента, автомобиль, укажите услуги и запчасти. Для заказа можно задать пост, плановые даты, пробег, ответственного, комментарий, рекомендации и исполнителей.
При создании заказ-наряда ответственным автоматически назначается сотрудник, с чьего аккаунта создаётся заказ (если у пользователя есть карточка сотрудника). Ответственного можно изменить вручную в шапке заказа.
У каждой позиции товаров и расходных материалов в заказ-наряде отображается метка наличия: «На складе» — товара хватает в нужном количестве, «Под заказ» — на складе недостаточно. Метка помогает сразу понять, какие запчасти нужно дозаказать.
Кнопка «Сохранить» сохраняет заказ-наряд и оставляет окно открытым (как сохранение документа) — можно продолжить работу. Окно закрывается только вручную: крестиком или кнопкой «Закрыть». После сохранения показывается отметка «Сохранено».
Кнопка «Принять оплату» открывает окно с суммой от клиента и кассой. Сумму можно указать вручную — в том числе больше остатка по заказ-наряду: разница зачисляется на баланс клиента. Если у клиента уже есть баланс, часть оплаты можно списать с баланса. Полная оплата заказа запускает авто-начисление зарплаты исполнителям.
Баланс — авансы и переплаты клиента. Он виден в карточке контрагента (шапка и вкладка «Сверка») и в заказ-наряде рядом с суммой. При следующей оплате доступные деньги на балансе можно списать в счёт заказа.
Заказы отображаются в виде карточек по колонкам-статусам. Перетаскивайте карточки для смены статуса. Обновление в реальном времени.
Табличное представление всех заказов с фильтрацией по статусу, дате, клиенту. Экспорт в CSV.
Удаление с канбана или из карточки не стирает заказ навсегда: он перемещается в корзину. Товары из заказ-наряда возвращаются на склад. Восстановить заказ можно в «Настройки > Корзина» — при восстановлении позиции снова спишутся со склада. Механикам удаление заказ-нарядов недоступно.
Календарь показывает заказ-наряды по плановой дате начала и по постам. Доступны режимы день, неделя и месяц; клик по заказу открывает его карточку.
Создание физических и юридических лиц с привязкой автомобилей. Для карточки клиента поддерживаются телефоны, адреса, ИНН, КПП, ОГРН, контактное лицо, банковские и паспортные реквизиты, история обслуживания и денежный баланс (авансы/переплаты по заказ-нарядам).
Марка и модель выбираются из справочника. В карточке автомобиля поддерживаются VIN, госномер, год выпуска, пробег, номер кузова, номер двигателя, объём двигателя, номер шасси и ПТС. Данные ранее добавленного автомобиля можно отредактировать или дополнить (например, внести VIN, год или госномер) — кнопкой «Изменить» на вкладке «Авто» в карточке клиента. Кнопка удаления перемещает автомобиль в корзину: он исчезает из рабочих списков, но не стирается навсегда и доступен администратору в «Настройки > Корзина» для восстановления.
Создание и импорт карт лояльности с названием типа карты, типом (фиксированная или накопительная), отдельными скидками на работы и товары, балансом и привязкой к клиенту.
Раздел Продажи > Продажи. Поиск товаров по артикулу или названию. Автоматический расчёт суммы.
Создание заказов с привязкой к контрагенту. Добавление товаров, статус, дата доставки, комментарии.
Раздел «Финансы > Деньги». Для операции можно указать кассу, контрагента, статью ДДС, номер документа, сумму налога и комментарий. Импорт поддерживает выгрузки выручки и расходов из внешних систем. Оплата по заказ-наряду (кнопка «Принять оплату») также создаёт приходную операцию в выбранную кассу. Удаление приходного или расходного ордера доступно администратору компании: запись уходит в корзину, баланс кассы пересчитывается; восстановить ордер можно в «Настройки > Корзина».
Настройка касс в разделе Настройки > Кассы. Наличные, расчётный счёт, другие.
Настройка категорий и статей движения денежных средств в Настройки > Статьи ДДС.
Каталог товаров с категориями, ценами, артикулами, единицами измерения. Быстрый доступ в заказ-наряде. Удаление товара перемещает его в корзину — карточку можно вернуть из «Настройки > Корзина».
Оприходование товаров от поставщиков. Указание количества, цены закупки. Удаление поступления откатывает остатки и отправляет документ в корзину.
Инвентаризация: корректировка остатков на складе. Удалённые корректировки сохраняются в корзине и доступны к восстановлению.
Перемещение товаров между складами. Удаление перемещения откатывает остатки и помещает документ в корзину.
Раздел «Сотрудники > Список > + Добавить». Поддерживаются имя, должность, телефон, email, зарплата и роль в системе. При импорте сотрудников при наличии email может автоматически создаваться учётная запись.
Удаление сотрудника — мягкое: карточка помечается удалённой, доступ в систему отключается, запись появляется в «Настройки > Корзина» и может быть восстановлена администратором.
Вкладка «Начисления» используется для ручных начислений с периодом, суммой, типом и комментарием. Отдельно доступен импорт детальных начислений зарплаты по заказ-нарядам через отчёт «Начисления зарплаты».
Вкладка «Выплаты» фиксирует выплату сотруднику по дате, сумме и комментарию. Для механиков доступна отдельная страница «Моя зарплата» с начислениями, выплатами и балансом.
Вкладка График — настройка рабочего расписания сотрудников.
В карточке сотрудника на вкладке «Зарплата» зарплата собирается из независимых составляющих, которые суммируются: Процент по услугам (общий процент и индивидуальный процент на каждую услугу из списка), Процент от заказ-наряда (считается от суммы работ без учёта стоимости материалов), Фиксированный оклад и Почасовая оплата. Каждая составляющая включается отдельным флажком — в итоговую зарплату попадают все включённые. Формула: Зарплата = Процент по услугам + Процент от заказ-наряда + Фиксированный оклад + Почасовая оплата.
Механик: процент по услугам 40%, почасовая ставка 0 ₽, оклад выключен. По заказ-наряду он выполнил услугу «Замена масла» стоимостью 2 000 ₽ единолично. Начисление = 2 000 ₽ × 40% = 800 ₽. Если на ту же услугу задан индивидуальный процент 50%, начисление = 2 000 ₽ × 50% = 1 000 ₽ (индивидуальный процент имеет приоритет над общим). Если дополнительно включён процент от заказ-наряда 5%: при сумме заказа 10 000 ₽, где работы — 6 000 ₽, а материалы (товары) — 4 000 ₽, процент берётся только с работ — 6 000 ₽ × 5% = 300 ₽. Итог по примеру: 1 000 ₽ + 300 ₽ = 1 300 ₽.
После полной оплаты заказ-наряда система автоматически начисляет зарплату исполнителям. По каждой услуге складываются включённые составляющие сотрудника: Процент по услугам — процент от стоимости его части услуги (индивидуальный процент услуги имеет приоритет над общим); Почасовая оплата — норма-часы услуги, умноженные на часовую ставку. Отдельно начисляется Процент от заказ-наряда — процент от суммы заказа за вычетом стоимости материалов (товаров) исполнителю. Если составляющие сотрудника не настроены, а у услуги задана собственная ставка, она делится между исполнителями пропорционально участию. При снятии полной оплаты авто-начисления удаляются.
Норма-часы услуги рассчитываются из её длительности (длительность в минутах ÷ 60) и количества. На странице «Услуги > Нормо-часы» задаётся стоимость нормо-часа для пересчёта цен услуг, а сама норма-часовая база используется в составляющей «Почасовая оплата»: норма-часы услуги умножаются на часовую ставку сотрудника.
Фиксированный оклад начисляется за календарный месяц на странице начислений зарплаты кнопкой «Рассчитать за период». Повторный запуск пересчитывает суммы за выбранный месяц, зафиксированные вручную начисления при этом не перезаписываются. Для ранее настроенных сотрудников также поддерживается периодический расчёт по графику работы: смена считается отработанной, если день не выходной и заданы время начала и окончания.
Помимо авто-начислений доступны ручные начисления с произвольной суммой, периодом и комментарием. Любое начисление можно зафиксировать кнопкой «Зафиксировать»: зафиксированные суммы не изменяются и не удаляются при автоматическом и периодическом пересчёте, что позволяет вносить ручные корректировки без риска их перезаписать.
Выплаты фиксируются на вкладке «Выплаты» и автоматически создают расходную операцию в финансах. Баланс сотрудника равен сумме начислений за период за вычетом выплат. Механикам доступна отдельная страница «Моя зарплата» с начислениями, выплатами и балансом.
Создание и импорт услуг с указанием названия, категории, кода, стоимости и описания. Для услуги можно хранить параметры расчета зарплаты исполнителя. Удаление услуги перемещает её в корзину — восстановить можно в «Настройки > Корзина».
Удаление в XCRM — мягкое: запись исчезает из рабочих списков, но не стирается из базы. Администратор компании видит удалённые объекты в «Настройки > Корзина» и может вернуть их кнопкой «Восстановить». Полного безвозвратного удаления из интерфейса нет. Пока запись в корзине, она не учитывается в отчётах, аналитике и статистике; после восстановления снова входит во все расчёты.
Раздел «Корзина» и восстановление доступны только администратору компании (роли Администратор и Супер-администратор). Менеджеры и механики удалённые записи в корзине не видят.
В корзину уходят заказ-наряды, платежи (приход/расход), товары, услуги, контрагенты, автомобили, сотрудники, поступления, поступления услуг, продажи, перемещения и корректировки склада. В списке корзины есть фильтры по типу, поиск и дата удаления.
Откройте «Настройки > Корзина», при необходимости выберите тип записей, найдите нужную строку и нажмите «Восстановить». Объект снова появится в соответствующем разделе. Для заказ-нарядов, продаж и складских документов при удалении и восстановлении остатки на складе пересчитываются автоматически; для платежей пересчитывается баланс кассы.
Факт удаления и восстановления дополнительно фиксируется в «Настройки > Журнал действий». Корзина показывает сами объекты для возврата, журнал — хронологию кто и когда выполнил операцию.
Доступны сводный отчёт, остатки на складах, выручка и расходы, история касс, статистика продаж, популярные услуги, заказ-наряды, движение товаров, валовая прибыль, дисконтные карты, начисления зарплаты и потребность в закупке.
Отчёт «Отчёты > Популярные услуги» показывает рейтинг услуг за период по количеству, числу заказ-нарядов, выручке и числу уникальных клиентов. Используется для маркетинга и планирования допродаж: по топовым и сопутствующим услугам в дальнейшем настраиваются напоминания и пуш-уведомления клиентам.
Во многих отчётах доступны импорт файлов и печать/экспорт. Для выгрузки используются кнопки в правой части панели отчёта или страница «Настройки > Экспорт».
Раздел описывает, как рассчитываются показатели сводного отчёта («Отчёты > Сводный»), чтобы бухгалтер мог сверить цифры и при необходимости внести корректировку. Все суммы считаются в рамках одной компании (tenant) и за выбранный год.
Для каждой кассы показывается её текущий баланс из системы. Баланс кассы изменяется приходными и расходными операциями раздела «Финансы > Деньги»: приход увеличивает баланс, расход уменьшает. Контрольное значение по кассе можно зафиксировать ручной корректировкой (стартовый остаток).
Показатель «Склады» равен суммарной стоимости остатков товаров: по каждой позиции количество умножается на её цену, результаты суммируются по всем складам компании.
Рассчитывается как сумма начислений зарплаты за период минус сумма выплат сотрудникам за тот же период. Положительное значение — задолженность компании перед сотрудниками, отрицательное — переплата.
Равно сумме балансов дисконтных (накопительных) карт клиентов. Отражает обязательства компании по бонусам и предоплатам контрагентов.
Итоговый баланс равен сумме остатков всех касс плюс стоимость складских остатков. Сальдо по сотрудникам и контрагентам показываются отдельными строками и в итоговый баланс не включаются — это справочные показатели обязательств.
Выручка — сумма приходных операций по месяцам. Расходы — сумма расходных операций. Чистый денежный поток — приходы минус расходы по месяцам. Валовая прибыль строится по данным отчёта валовой прибыли (выручка за вычетом себестоимости работ и запчастей). Фильтры по типу операций, сотруднику и поиску влияют только на график, но не на карточки остатков.
Администратор компании может в любой момент задать стартовые значения остатков касс, складов и сальдо: кнопка «Корректировка остатков» в сводном отчёте. Указываются дата контрольной точки, значения и обязательная причина изменения. При включённом флаге заданные значения показываются в отчёте как стартовая точка, а дальше прибавляются обороты после контрольной даты. Каждое сохранение фиксирует кто, когда и почему изменил значения (история в окне корректировки и журнал аудита).
Раздел «Аналитика» собирает готовые срезы по клиентской базе и заказам для удержания клиентов, допродаж и планирования. Все отчёты строятся только на чтение из истории заказ-нарядов и не изменяют данные. Доступ — у администраторов и менеджеров (механикам раздел недоступен).
Отчёт «Регулярные услуги» прогнозирует дату следующего визита по услугам с регулярным циклом (ТО, замена масла, фильтры). Интервал вычисляется по истории повторных визитов автомобиля: берётся медиана промежутков между визитами для услуги, при наличии данных учитывается и пробег. Список показывает просроченные и предстоящие визиты — это основа для напоминаний клиентам.
Отчёт «Отток клиентов» показывает клиентов без визитов заданное число дней (30/60/90/180/365). Список отсортирован по сумме покупок, чтобы реактивацию начинать с самых ценных клиентов. Содержит телефон, дату последнего визита, число заказов и накопленную сумму.
Отчёт «Кросс-продажи» находит услуги, которые чаще всего оформляют в одном заказ-наряде. Для каждой пары показывается частота совместных заказов и «совместимость» — доля совместных заказов относительно более редкой услуги. Связки используются как подсказки: при заказе одной услуги предлагать сопутствующую.
Отчёт «Средний чек» показывает средний чек заказ-наряда и его динамику по месяцам и по сотрудникам-приёмщикам. Помогает контролировать продажи и сравнивать результативность сотрудников.
Отчёт «Конверсия заявок» считает долю заявок с сайта, превратившихся в выполненные заказ-наряды (статус «Завершён»). Показывает помесячную динамику заявок, завершённых заказов, процент конверсии и выручку. Заявкой с сайта считается заказ-наряд, созданный через приём заявок (public-api).
Отчёт «Загрузка постов» строит тепловую карту запланированных записей по дням недели и часам, а также распределение по постам и сотрудникам. Помогает планировать смены и предлагать клиентам менее загруженное время.
Отчёт «RFM и LTV» сегментирует клиентскую базу по давности последнего визита (Recency), частоте заказов (Frequency) и сумме покупок (Monetary). Баллы 1–5 присваиваются относительно всей базы, на их основе клиент относится к сегменту (Чемпионы, Лояльные, Новые, Стабильные, В зоне риска, Спящие). LTV клиента равен сумме его оплат. Сегменты задают приоритет рассылок: удерживать «Чемпионов», возвращать «В зоне риска».
Название, ИНН, КПП, ОГРН, адрес, телефон, форма собственности (ИП, ООО, АО, Самозанятый).
Оплата тарифа — в разделе «Настройки > Оплата». Доступно два способа. 1) Картой онлайн (эквайринг) — подписка активируется моментально после оплаты. 2) По расчётному счёту (Р/с) для юрлиц и ИП — формируется печатный «Счёт на оплату» от реквизитов оператора, оплата производится с расчётного счёта компании, а доступ активирует поддержка после поступления средств. Для счёта нужно заранее заполнить реквизиты своей компании (минимум наименование и ИНН) в «Настройки > Реквизиты». Безналичный расчёт между юрлицами/ИП не требует онлайн-чека (54-ФЗ). При смене или продлении тарифа остаток текущей подписки пересчитывается в дни нового тарифа — итог показывается перед оплатой.
После оплаты счёта с расчётного счёта откройте «Настройки > Оплата > История», найдите нужный счёт и нажмите «Я оплатил». Статус счёта сменится на «Оплата подтверждается», а менеджер получит уведомление, проверит поступление средств и активирует подписку (обычно в течение рабочего дня). Выставленный счёт можно открыть и распечатать заново в любой момент кнопкой «Открыть счёт» в той же вкладке «История» — даже если окно счёта было случайно закрыто.
Настройка колонок канбан-доски: добавление, переименование, изменение порядка и цветов.
Создание и редактирование касс (наличные, банковские счета).
Категории и статьи для классификации финансовых операций.
Настройка складов для учёта товаров.
Рабочие посты/подъёмники автосервиса.
Раздел «Настройки > Доступ» используется для настройки прав ролей по разделам и операциям. В карточках сотрудников можно назначать роль пользователя, а права роли применяются на уровне компании.
Раздел «Настройки > Корзина» — список мягко удалённых объектов компании. Администратор фильтрует по типу (заказ-наряды, платежи, товары и т.д.), ищет по названию и восстанавливает записи. Подробнее — в разделе документации «Корзина и удаление».
Раздел «Настройки > Журнал действий» показывает историю операций сотрудников: создание, изменение, удаление и восстановление из корзины.
Обмен сообщениями между сотрудниками компании. Создание чата — выбор сотрудника из списка.
XCRM присылает push-уведомления о важных событиях (например, о новой заявке с сайта) прямо на устройство — даже когда вкладка закрыта. Уведомления включаются отдельно на каждом устройстве в разделе «Настройки > Уведомления» кнопкой «Включить уведомления»; там же есть кнопка «Отправить тест» для проверки. Требуется работа сайта по HTTPS и разрешение на уведомления в браузере.
XCRM можно установить как приложение (PWA) на телефон, планшет или компьютер — отдельный значок на экране и запуск в полноэкранном режиме без адресной строки. В Chrome на Android и на компьютере для установки используется кнопка «Установить приложение» в адресной строке или меню браузера. Установка не требует магазинов приложений, а обновления приходят автоматически вместе с сайтом.
На iOS push-уведомления работают только из установленного приложения и только на iOS 16.4 и новее. Порядок: откройте xcrm.pro в браузере Safari → нажмите «Поделиться» → выберите «На экран „Домой“» → откройте XCRM с домашнего экрана (как приложение) → зайдите в «Настройки > Уведомления» и нажмите «Включить уведомления», подтвердив системный запрос. Без установки на домашний экран iOS не показывает запрос разрешения на уведомления.
В разделе «Настройки > Уведомления» можно выбрать типы событий для устройства: новые заявки с сайта, сообщения во внутреннем чате и назначение заказ-нарядов. Уведомления о заявках с сайта получают руководители (администраторы и менеджеры). Набор включённых типов хранится для каждого устройства отдельно.
Отключить push можно той же кнопкой в разделе «Настройки > Уведомления» (она станет «Отключить уведомления») или в системных настройках браузера либо телефона для приложения XCRM. Отключение действует для текущего устройства — на других устройствах уведомления продолжают работать.
Остались вопросы?
Напишите в чат поддержки внутри системы или на support@xcrm.pro